Privacidade

Política de Privacidade

Versão 2026-07-05

Esta Política de Privacidade explica como a SoftFleet trata dados pessoais no contexto do site, da plataforma SaaS, das áreas privadas, dos documentos carregados, das comunicações e das integrações técnicas necessárias à prestação do serviço.

1. Papéis da SoftFleet e do cliente

A SoftFleet pode atuar como responsável pelo tratamento relativamente a dados de conta, faturação, suporte, segurança, analytics interno, comunicações de serviço e gestão comercial.

A SoftFleet pode atuar como subcontratante quando trata, por conta do cliente, dados de motoristas, viaturas, documentos, extratos, recibos, faturas, IBANs e demais informação operacional carregada ou configurada pelo cliente.

2. Categorias de dados pessoais

• Dados de identificação: nome, empresa, cargo, email, telefone e morada.
• Dados de utilizadores: permissões, funções, histórico de acesso e ações realizadas.
• Dados de motoristas: nome, contactos, data de nascimento, NIF, IBAN, BIC/SWIFT, morada, viatura associada e regras de remuneração.
• Dados de viaturas: matrícula, marca, modelo, seguro, inspeção, estado, cartões de frota e associação a motorista.
• Dados financeiros: valores, transferências, recibos, documentos contabilísticos, extratos, ficheiros SEPA e reconciliações.
• Dados técnicos: IP, user agent, browser, dispositivo, data/hora, logs, erros e eventos de utilização.
• Dados de suporte: mensagens, pedidos, anexos e informação partilhada pelo cliente.

3. Origem dos dados

Os dados podem ser fornecidos diretamente pelo cliente, pelos seus utilizadores, por ficheiros submetidos, por integrações autorizadas, por documentos processados automaticamente ou por logs técnicos criados durante a utilização do serviço.

4. Finalidades do tratamento

• Criar, autenticar e gerir contas.
• Prestar funcionalidades de frota, fechos, contabilidade e relatórios.
• Ler, classificar, armazenar, reconciliar e exportar documentos.
• Gerar documentos para motoristas, ficheiros SEPA e resumos operacionais.
• Enviar emails, mensagens e notificações solicitadas pelo cliente.
• Prestar suporte, diagnosticar erros e melhorar estabilidade.
• Prevenir fraude, abuso, acessos indevidos e incidentes de segurança.
• Cumprir obrigações legais, fiscais, contratuais e regulatórias aplicáveis.

5. Bases de licitude

O tratamento pode basear-se na execução de contrato, diligências pré-contratuais, cumprimento de obrigações legais, interesses legítimos de segurança e melhoria do serviço, consentimento quando aplicável ou instruções documentadas do cliente quando a SoftFleet atua como subcontratante.

6. Dados especiais e dados sensíveis

A plataforma não foi concebida para tratamento de categorias especiais de dados pessoais, como dados de saúde, origem racial, opiniões políticas, religião, biometria ou dados relativos a menores, salvo se estritamente necessário e com base legal adequada. O cliente deve evitar carregar dados desnecessários.

7. Dados de motoristas, trabalhadores e prestadores

O cliente é responsável por informar motoristas, trabalhadores, prestadores, contabilistas e outros terceiros sobre o tratamento dos seus dados, garantindo que existe base legal para recolher, carregar, tratar, armazenar e comunicar esses dados através da SoftFleet.

8. Documentos carregados

Documentos carregados podem conter dados pessoais, financeiros, fiscais, bancários ou profissionais. A SoftFleet trata esses ficheiros para extrair informação, classificar, reconciliar, arquivar, gerar documentos derivados, preparar envio e permitir consulta pelo cliente.

9. Decisões automatizadas e revisão humana

A plataforma pode sugerir correspondências, cálculos, associações de motorista, leitura de valores, classificação de documentos e reconciliação bancária. Estes resultados são apoio operacional e devem ser revistos pelo cliente antes de produzir efeitos relevantes.

10. Subcontratantes e fornecedores técnicos

A SoftFleet pode usar fornecedores de alojamento, base de dados, storage, envio de email, pagamentos, comunicações, analytics, monitorização, segurança, suporte e ferramentas de desenvolvimento. Estes fornecedores devem tratar apenas os dados necessários para prestar os respetivos serviços.

11. Transferências internacionais

Alguns fornecedores podem tratar dados fora de Portugal ou do Espaço Económico Europeu. Quando aplicável, devem ser utilizadas garantias reconhecidas pela legislação de proteção de dados, como decisões de adequação, cláusulas contratuais-tipo ou mecanismos equivalentes.

12. Conservação dos dados

Os dados são conservados pelo período necessário para prestar o serviço, cumprir obrigações legais, manter histórico operacional, permitir auditoria, resolver litígios, prevenir fraude, assegurar segurança e cumprir instruções do cliente.

Documentos operacionais e contabilísticos podem estar sujeitos a prazos de conservação próprios definidos pelo cliente, pela lei fiscal, por obrigações contabilísticas ou por necessidades de defesa de direitos.

13. Segurança

A SoftFleet aplica medidas técnicas e organizativas proporcionais ao risco, incluindo autenticação, controlo de permissões, separação por empresa, validações no servidor, logs de auditoria, armazenamento protegido, gestão de sessões, limitação de acessos e boas práticas de desenvolvimento.

Nenhum sistema é absolutamente seguro. O cliente deve também proteger os seus acessos, dispositivos, emails, permissões internas e processos de revisão.

14. Separação por empresa

Os dados são organizados por empresa/tenant. A plataforma deve impedir que utilizadores de uma empresa acedam a dados de outra, exceto quando existam permissões administrativas internas estritamente necessárias para suporte, manutenção, segurança ou cumprimento legal.

15. Comunicações de serviço

A SoftFleet pode enviar comunicações de confirmação de conta, recuperação de password, segurança, suporte, alterações relevantes, faturação, subscrição, avisos técnicos e mensagens necessárias à utilização do serviço.

16. Comunicações comerciais

Comunicações comerciais, newsletters ou campanhas podem depender de consentimento ou de outra base legal aplicável. O utilizador pode pedir para deixar de receber comunicações comerciais, sem afetar comunicações essenciais de serviço.

17. Direitos dos titulares

Os titulares podem, nos termos legalmente aplicáveis, exercer direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição, portabilidade e retirada de consentimento.

Quando a SoftFleet tratar dados por conta do cliente, poderá encaminhar o pedido para o cliente responsável ou atuar segundo instruções documentadas deste.

18. Pedidos de eliminação e anonimização

Pedidos de eliminação, exportação ou anonimização podem exigir verificação de identidade e permissões. Alguns dados podem ser conservados quando necessário para obrigações legais, segurança, faturação, auditoria, prevenção de fraude ou defesa de direitos.

19. Incidentes de segurança

Caso ocorra incidente com impacto relevante em dados pessoais, a SoftFleet tomará medidas razoáveis para investigar, mitigar e comunicar ao cliente ou às autoridades competentes quando exigido por lei.

20. Dados de menores

A SoftFleet destina-se a utilização empresarial e não é dirigida a menores. O cliente não deve inserir dados de menores salvo se existir fundamento legal claro e necessidade operacional legítima.

21. Alterações a esta política

Esta política pode ser atualizada para refletir alterações legais, técnicas, comerciais, operacionais ou de fornecedores. A versão aplicável será indicada na página.

22. Contacto

Pedidos relacionados com privacidade devem ser enviados para apoio@softfleet.pt.